一般事務に求められる能力を改めて認識しよう
職務経歴書を書く前に、まずは一般事務に企業が求める能力を改めて振り返ることから始めましょう。相手の求めるものを理解してから書く方が、より「欲しい人材」と思ってもらえる職務経歴書が出来上がります。
事務処理の速さ・正確さ・気遣い
まずはなんといっても事務処理能力の速さと正確さ、そして気遣いなどが重要です。一般事務が早くて正確な事務処理を行えば、その分会社全体の仕事が早く円滑に進み、事業を滞らせることがありません。
また、速さ・正確さに加えて、どのようなポイントに気を配って作業を行っていたか、それがどのような結果に結びついたかなどを具体的なエピソードで語れるといいでしょう。単に作業だけを行うならIT化でまかなえる部分も多くなってしまう可能性があります。
しかし、気遣いで関連データを調べて説得力を増すような分析結果をつける、企業の好みを理解して書類作成するなどの気遣いがあれば、どこでも重宝される事務員として働けるはずです。
コミュニケーション能力
一般事務として働く際には、相手が求めていることを理解して用意する必要があります。そのため、コミュニケーションが円滑にとれるだけでなく、コミュニケーションの中で必要な情報を獲得できるかどうかは大きく事務処理の結果を左右するでしょう。
来客・電話応対などの際に、クライアントを慮った発言ができる・時期に応じて異なる要望にも臨機応変に対応できる・良い関係性を築けていたことで取引が継続するなどのメリットが生じる可能性も高いです。どういったコミュニケーションを心がけていたのかもあわせて伝えるといいでしょう。
資格・Office系のスキル
事務処理関連のスキル・語学スキル・簿記・Microsoft Officeなど普段の仕事で使うスキル・HP制作関連のスキルなど、事務処理だけでなく事務処理の仕事にプラスして役立つスキルがあるかも重要です。
特に最近ではグローバル展開している企業も多いですから、語学ができるのは大きなメリットになりますし、簿記を持っていれば経理系の仕事をこなすこともできるため、企業の欲しい人材となることができるはずです。
一般事務の職務経歴書テンプレート
では次に、一般事務の職務経歴書テンプレートを参考にしながら、一般事務の職務経歴書で書くべき要素をご紹介していきます。
一般事務が特に書くべき要素
- 職務経歴要約
今回の募集にマッチするスキルをわかりやすく説明するため、これまでの経験を要約して伝えます。特に実績が出にくい職種でもあるため、どのようなことに役立てるのかをこの部分で示し、職務経歴書を読み進めてもらえるように仕掛けましょう。 - 具体的な業務内容
担当したことのある業務を列挙し、日常的にどんなスキルを使って仕事をしていたのかが伝わるように書きましょう。企業によっては、経理・総務・法務などの部分まで一般事務が担当するケースもあります。どの分野までの仕事ができるのかがわかるように記述するのがおすすめです。
また、多岐に渡る業務を記述するのはもちろん、どの程度の業務量をこなしていたのかが伝わるような書き方（1日に◯分や◯通など）をしてください。 - PCスキル、資格
秘書検定や語学系の検定、MOS（Microsoft Office Specialist）などを書いておきましょう。Word・Excel・PowerPoint・Accessなどのスキルは何ができるレベルなのかを書き、相手が具体的にイメージしやすい状態にするのがおすすめです。 - 自己PR
「速く正確な仕事を行うために、どのようなことを心がけて仕事をしてきたのか」、「そのために具体的に行ったこと」「どんな成果につながったのか」「クライアントや営業からもらった評価」などをまとめて書いておきましょう。特に他者からの評価はあなたの実績の裏づけとなるポイントですので、昔をしっかり振り返って思い出しておきましょう。
一般事務の職務経歴書のポイント
一般事務が職務経歴書を書くときのポイントは、下記3点です。
スキル面の能力をしっかり伝える
まずはスキル面でしっかり仕事がこなせることを伝え、即戦力であることがわかるようにレベル感も書いておきましょう。また、付随する業務に使える資格などは積極的に取得し、マルチに活躍できる人材だとアピールできれば評価アップにつながるはずです。
スキルを支える仕事への姿勢を具体的に書く
スキル面はもちろん、それを支えている仕事への姿勢を具体的に数値で表現しておくのがおすすめです。「ミスをしないために、納期を守るためにどんな工夫を行っていたのか」そこにはその人なりの工夫や仕事への姿勢が見えるものです。
単なるスキルだけでなく、責任感を持って仕事に取り組んでいたことも十分なアピールとなります。ぜひ記載しておきましょう。
他者からの評価を加えて魅力を伝える
自分なりにした工夫を伝えるだけでも、十分魅力的に映りますが、それにプラスして他者からの評価ではどのような言葉をもらったのかも書いておきましょう。一般事務の仕事はサポート役であるため、数字で表せるようなわかりやすい実績が書けないというデメリットがあります。
そこを払拭するためにも、他者からの評価を加えて成果を伝えるとあなたの仕事がどれだけ周りに良い影響をもたらしているかが具体的に伝わるでしょう。
一般事務ならではのポイントを押さえることが成功につながる
当たり前ですが、職種によって職務経歴書でアピールすべきことは異なります。しかし職務経歴書という枠の中で自分を表現しようとすると、気が付かぬ間にその他大勢と変わらない書類になってしまうものです。
一般事務の職務経歴書を書くときには、今回ご紹介したポイントを参考に自分の魅力を最大限に引き出す職務経歴書を作って、第一関門となる書類選考を突破してみてください。
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